Respostas completas para operar o financeiro com segurança

O mxFinance organiza a operação financeira e mantém rastreabilidade desde a origem do lançamento até sua baixa, conciliação e apresentação em relatórios. Ele pode receber dados digitados, importados por arquivo, sincronizados por Open Finance ou trazidos de sistemas como mxMed e mxAdmin. A disponibilidade de cada módulo depende do plano, das permissões do usuário e das integrações configuradas.

A ordem correta reduz retrabalho: empresa e filiais; usuários, perfis e permissões; clientes e fornecedores; categorias e dimensões gerenciais; formas de pagamento; contas financeiras; saldos ou extratos iniciais; contas a pagar e receber; recorrências; integrações; conciliação e relatórios.

Uma organização pode possuir várias empresas. O usuário seleciona a empresa ativa no topo e o sistema utiliza esse contexto nos módulos. O acesso a cada empresa depende das permissões concedidas. Relatórios consolidados só devem ser usados quando o módulo oferecer esse escopo; nas demais telas, a empresa selecionada determina os dados exibidos.

Use empresa quando houver separação jurídica e financeira por CNPJ. Use filial para estabelecimentos ligados à empresa. Departamento representa a estrutura organizacional. Unidade de negócio separa marcas, linhas, lojas ou operações que precisam de resultado gerencial próprio. Centro de custo identifica a área responsável pelo gasto ou receita.

O administrador informa nome, e-mail, celular e perfil e envia o convite. O usuário define a própria senha no fluxo seguro. Perfis agrupam permissões e também podem ser usados como aprovadores em alçadas. Acesso a módulos depende da combinação entre plano, perfil e empresa autorizada.

O trial possui data de início e término. Durante o período válido, o acesso segue as funcionalidades liberadas. Depois do término, sem assinatura ativa ou situação comercial que autorize o uso, rotas e telas protegidas não devem continuar operacionais. A área necessária para consultar ou regularizar a assinatura permanece acessível conforme o fluxo comercial.

O cadastro central de pessoas evita repetir dados. Informe nome ou razão social, CPF/CNPJ, contatos e dados adicionais necessários. A pessoa pode assumir papéis diferentes conforme as operações. Antes de criar, pesquise documento e nome para evitar duplicidade.

Categoria define a natureza gerencial da receita ou despesa. Centro de custo mostra a área responsável. Projeto agrupa uma iniciativa com começo e fim. Departamento representa a estrutura interna. Unidade de negócio separa operações que precisam de resultado próprio. Use nomes consistentes e não altere o significado de uma dimensão já utilizada.

A conta financeira recebe movimentações, baixas, transferências e extratos. Cadastre banco, agência, conta e identificação apropriada. Uma conta usada na conciliação deve representar a mesma conta do extrato importado ou sincronizado.

Contas a pagar organizam obrigações com fornecedores, impostos, serviços, financiamentos e outras despesas. Elas podem ser digitadas, importadas ou geradas por recorrências e contratos. O sistema acompanha valor original, parcelas, saldo, vencimento e baixas. Pagamentos confirmados afetam conta financeira, fluxo de caixa e relatórios.

Contas a receber controlam valores de vendas, serviços, contratos e outros direitos. O sistema acompanha parcelas, saldo em aberto, vencimentos e baixas. Recebimentos parciais mantêm o saldo restante aberto. Aging e relatórios ajudam a localizar atraso e inadimplência.

A recorrência define se o título é a pagar ou receber, pessoa, valor, periodicidade, intervalo, dia de vencimento, início, fim ou quantidade de ocorrências, antecedência e classificações. O processamento gera novos títulos conforme a agenda e mantém controle para evitar repetir períodos já processados.

Use lançamento normal para despesas eventuais ou cujo valor e data não sejam previsíveis. Para despesas recorrentes com valor variável, a empresa pode criar a recorrência com valor estimado e revisar o título gerado, desde que o período não esteja fechado e o procedimento interno permita essa prática.

Ao criar o título, informe primeiro vencimento, quantidade de parcelas e periodicidade. Na baixa, informe a parcela, conta financeira, data, valor e forma. Uma baixa parcial reduz o saldo sem liquidar totalmente. Os relatórios consideram o que foi realizado e o que permanece pendente.

O estorno preserva o histórico, reabre o saldo da parcela e cria a movimentação inversa necessária. Excluir o título para corrigir uma baixa destrói rastreabilidade e pode desalinhar saldos e conciliações.

Cada título pertence a uma empresa. Seus itens de rateio distribuem percentual e valor pelas dimensões gerenciais da própria empresa. Quando a despesa precisa ser repartida entre CNPJs, o procedimento atual é criar um título correspondente em cada empresa, respeitando o valor de responsabilidade de cada uma. Uma automação de rateio interempresa é uma melhoria separada.

A transferência cria movimentações correspondentes nas contas de origem e destino. Ela não deve ser classificada como receita ou despesa, pois não altera o patrimônio total. Se houver tarifa bancária, essa parcela deve ser registrada como despesa.

Contratos registram parte, vigência, valor, periodicidade e origem dos títulos. Financiamentos controlam principal, juros, parcelas e saldo devedor. Reembolsos reúnem solicitante, itens e comprovantes antes da aprovação e do pagamento.

Antes de fechar, revise receitas, despesas, baixas, saldos, conciliações e pendências. Contas pendentes podem permanecer registradas no snapshot. O fechamento não cria lançamentos. Para corrigir o período, reabra com justificativa, faça a correção, reconcilie novamente quando necessário e feche outra vez.

A importação associa todas as linhas a uma conta financeira. O parser bancário aceita OFX, CSV e XLSX; CNAB usa layout específico em seu próprio fluxo. O sistema calcula identificadores e hashes para reduzir duplicidade. CSV e XLSX podem exigir um layout quando os nomes das colunas não forem reconhecidos.

Na conciliação, um ou mais itens do extrato são vinculados a uma ou mais movimentações internas desde que os valores fechem. As sugestões priorizam valor igual e datas próximas. A conciliação automática confirma somente correspondências inequívocas no critério implementado. Uma conciliação incorreta pode ser desfeita com motivo, reabrindo os itens.

Hoje o cliente pode importar o extrato do dia e usar sugestões e conciliação automática. Para eliminar a importação manual, o fluxo público de Open Finance deve estar conectado ao adaptador TecnoSpeed, com credenciais da software house, consentimento bancário válido, rotina de sincronização e homologação ponta a ponta.

A Maxcore configura CNPJ/CPF da software house, token, ambiente e opções do provedor em segredo no backend. O usuário final não recebe nem informa essas credenciais. Ele inicia a conexão, é direcionado ao consentimento do banco, seleciona as contas autorizadas e depois sincroniza saldos e movimentos. No estado verificado, o adaptador TecnoSpeed ainda precisa ser ligado ao fluxo público normal e homologado com credenciais reais.

A remessa reúne operações compatíveis com o convênio. O retorno registra ocorrências e pode atualizar liquidações quando o código bancário estiver mapeado. Como layouts variam por banco e convênio, a homologação deve ser feita antes do uso em produção.

O módulo de cartões corporativos controla despesas feitas pela empresa. Ele é diferente do módulo Adquirentes, que trata vendas realizadas aos clientes. As compras compõem a fatura e devem ser classificadas. O pagamento da fatura gera a saída na conta financeira escolhida.

Cada empresa cadastra seus estabelecimentos junto à adquirente e as taxas contratadas. Depois importa vendas, agendas, repasses, cancelamentos e chargebacks. O sistema calcula o líquido esperado das parcelas e compara com a agenda recebida, detectando parcela ausente, valor ou taxa divergente.

O estabelecimento identifica o contrato da empresa com a Cielo. As taxas podem variar por bandeira, modalidade, canal e faixa de parcelas. Informe MDR, tarifa fixa, antecipação e vigência conforme o contrato. Esses dados são usados para calcular o valor líquido esperado.

Antes da importação, cadastre a Cielo, o estabelecimento e as taxas. O arquivo tabular deve possuir cabeçalho. Data e valor bruto são indispensáveis. Para conciliação confiável e prevenção de duplicidades, também devem ser enviados quantidade de parcelas, NSU, TID, autorização, bandeira, modalidade e identificador de origem. O parser aceita aliases de nomes e detecta delimitador comum em CSV.

data;valorbruto;parcelas;nsu;tid;codigoautorizacao;bandeira;modalidade;origemid
05/08/2026;350,00;3;123456789;987654321;ABC123;VISA;CREDITO;VENDA001

Agendas informam data prevista ou efetiva, bruto, taxa e líquido. Repasses informam data, bruto, taxas e líquido transferido. Cancelamentos e chargebacks devem identificar a venda por vendaId interno ou por NSU, TID ou origem. O layout bruto da Cielo pode precisar de adaptação, principalmente porque agendas e repasses usam vínculos internos no fluxo atual.

A conciliação aponta parcela ausente quando não encontra agenda relacionada e divergência quando o valor líquido esperado difere do valor informado. A qualidade depende do cadastro correto das taxas, vigências e identificadores usados para relacionar venda, parcela e agenda.

Primeiro confirme a venda e o líquido esperado. Depois confira o repasse declarado pela Cielo. Por fim, importe ou sincronize o extrato da conta e localize o crédito correspondente. A conciliação bancária automática atual compara extrato com movimentações financeiras, enquanto o repasse da adquirente só fica diretamente ligado ao extrato quando esse vínculo é informado. Ainda falta a regra automática específica para correlacionar repasse e depósito por estabelecimento, data, valor e identificadores.

MerchantId, MerchantKey, webhook e recorrência configurados no backend comercial pertencem à Maxcore e servem para faturar a assinatura. Para conciliar uma empresa cliente, é necessário cadastrar o estabelecimento dela e obter os arquivos ou uma integração autorizada da conta adquirente dela. Nunca reutilize credenciais comerciais da Maxcore para acessar dados do cliente.

Para eliminar arquivos, é preciso contratar ou habilitar o produto de consulta/EDI/API adequado na Cielo, receber as credenciais do estabelecimento, implementar o adaptador, mapear vendas, agendas, repasses, cancelamentos e chargebacks, configurar sincronização incremental e testar duplicidade e conciliação. As credenciais de gateway usadas na assinatura do mxFinance não substituem esse canal.

A cobrança parte de uma parcela já existente. O devedor, descrição e saldo vêm do título. A confirmação bancária ou do provedor pode liquidar a parcela, conforme a integração configurada. O módulo depende de convênio e provedor habilitados para o meio escolhido.

A régua usa parcelas a receber e os contatos do cliente. Cada etapa define quantos dias antes ou depois do vencimento deve agir e por qual canal. Os canais externos precisam estar configurados e o histórico de tentativas deve ser acompanhado.

O realizado vem de baixas e movimentações confirmadas. O previsto vem de parcelas em aberto, recorrências e outras obrigações reconhecidas. Se um número parecer incorreto, abra o detalhamento e confira empresa, período, conta, competência, vencimento e classificação.

A qualidade da DRE depende de categorias e competência corretas. O Aging usa parcelas ainda não liquidadas e uma data-base. Use-o para priorizar cobrança ou pagamentos. Divergências devem ser rastreadas até os títulos e baixas que formam cada total.

O orçamento organiza valores mensais por categoria, centro de custo ou projeto e permite versões e cenários. O Forecast parte de uma data-base e horizonte, combinando dados existentes e premissas. Use os relatórios para comparar planejado, projetado e realizado.

Cadastre primeiro contas sintéticas agrupadoras e depois contas analíticas que recebem lançamentos. Defina natureza devedora ou credora, nível e vínculos com categorias. Antes de exportar ou integrar, revise lançamentos sem classificação e valide o período com o contador.

Patrimônio registra bens, direitos, aquisições, avaliações e proprietários. Investimentos controlam aportes, resgates, rendimentos, taxas e posição. BPO organiza clientes atendidos, responsáveis, rotinas, tarefas e prazos sem misturar dados financeiros entre organizações.

Envie arquivo legível, classifique o tipo e aguarde o processamento. Revise pessoa, documento, valor, datas e categoria. OCR pode interpretar incorretamente e não deve criar lançamento crítico sem confirmação humana.

As regras podem considerar tipo de objeto, valor, empresa, categoria ou centro de custo conforme a configuração disponível. Perfil aprovador representa um grupo de permissões, não necessariamente uma pessoa específica. O histórico registra decisões e justificativas.

Configure responsável, prioridade e prazo nas tarefas. Em alertas, escolha condição e canal. Notificações externas dependem de integração de e-mail ou WhatsApp. Jobs podem ficar pendentes, processando, concluídos ou com falha; reprocesse somente após corrigir a causa.

Cada conector possui requisitos próprios. Credenciais de usuário podem ser informadas na tela quando o fluxo prevê isso; segredos globais de fornecedores ficam no backend. Salvar credenciais significa conexão configurada, não garantia de que o endpoint de origem, permissões e worker estejam operacionais.

A integração é por empresa. O endpoint do mxMed deve responder com pessoas, contas financeiras, títulos, baixas, movimentações e, quando aplicável, vendas. Pacientes, convênios e fornecedores entram como pessoas. Cobranças e obrigações entram como títulos. Pagamentos e recebimentos que liquidam títulos entram como baixas. Entradas ou saídas independentes entram como movimentações. IDs externos e versões impedem duplicidade.

O mxAdmin deve fornecer pessoas, contas financeiras, títulos, baixas, movimentações e vendas no contrato comum. Contas gerais entram como títulos P ou R. Pagamentos e recebimentos relacionados entram como baixas. Entradas de caixa sem obrigação anterior entram como movimentações. Cada registro usa origem, ID externo e versão para evitar duplicidade e permitir atualização.

Repetir exatamente a mesma versão não deve duplicar o registro. Uma nova versão pode atualizar o mapeamento existente. Paginação usa cursor opaco devolvido pela origem. Erros de dados devem identificar o registro; erros temporários podem ser reenfileirados depois da correção. Não reinicie grandes períodos sem analisar a última execução.

Crie um cliente de integração com somente os escopos necessários e guarde a chave em backend seguro. Para webhook, cadastre URL HTTPS, eventos e segredo de assinatura, valide a assinatura no destino e responda rapidamente. Acompanhe tentativas e revogue chaves comprometidas.

A auditoria permite filtrar usuário, ação, entidade e período e consultar antes e depois quando disponível. Integrações devem armazenar credenciais criptografadas. Segredos globais nunca devem ir para o frontend. A Lenora deve usar somente empresas e dados autorizados para o usuário e não deve revelar informações de outra organização.

Perguntas úteis incluem saldos, contas próximas do vencimento, inadimplência, fluxo de caixa e funcionamento dos módulos. A resposta deve considerar empresa e período. A Lenora não deve inventar dados, acessar empresas sem autorização, expor segredos ou afirmar que executou uma ação sem retorno confirmado da API.

Antes de abrir chamado, reproduza uma vez e verifique se a operação está em fila. Informe organização e empresa, módulo, data e horário, usuário, passos realizados, resultado esperado, mensagem exibida e identificador do registro ou job. Anexe imagem somente depois de ocultar senhas, tokens, dados completos de cartão e outras informações desnecessárias.